iGrafx Automation Wiki

Dieses Kapitel basiert ausschließlich auf Funktionen zur Modellierung von Prozessen, die mithilfe des webbasierten iGrafx-Clients (oder „Webclient“) automatisiert werden sollen.

1. Klicken sie auf „Objekt hinzufügen“
2. Wählen Sie „Diagramm“ aus.

3. Wählen Sie „Leeres Diagramm“, stellen Sie sicher, dass der Typ BPMN ist (nur BPMN-Diagramme können für die Automatisierung bereitgestellt werden), geben Sie dem Objekt einen Namen (und optional eine Zusammenfassung) und klicken Sie auf „FERTIGSTELLEN“.

Sie haben dann ein Webdiagramm erstellt und werden in Ihrem Diagramm in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Die Modellierungsoptionen in iGrafx Process Automation (a.k.a. iPA oder TIM) werden anhand des folgenden Prozessbeispiels einfach und übersichtlich erläutert. Bei diesem Beispiel handelt es sich um einen Onboarding- oder Einstellungsprozess. Nach dem Start des Prozesses finden Aufgaben wie „Personalakte erstellen“ statt. Daran schließen sich die parallelen Aufgaben „Arbeitsplatz organisieren“ und „Netzwerkkonto anlegen“ an. Ob Hardware erforderlich ist, ist eine „Entweder-Oder-Entscheidung“, sodass der Prozess nur über einen der beiden möglichen gezeichneten Pfade von einem exklusiven (ODER) Gateway ausgeführt werden kann. Wenn Hardware benötigt wird, wird der neue Mitarbeiter mit einer automatischen E-Mail benachrichtigt und der Prozess endet, nachdem er automatisch archiviert wurde („Archivierung“ wird für die laufende Prozessinstanz durchgeführt).

In dieser Kurzanleitung wird davon ausgegangen, dass Sie mit dem Zeichnen von Diagrammen mit Ihrem Webbrowser vertraut sind. Sehen iGrafx Web Diagramming Tutorial

Mit dem UND- Symbol werden in einem Prozessmodell UND (AND)-Verknüpfungen gekennzeichnet. Bei einer „UND“-Verknüpfung von mehreren Aktivitäten müssen im Ablauf alle Aufgaben erledigt sein, bevor die „UND“-Verknüpfung wieder verlassen wird und zur nächsten Aktivität übergeht. Hierfür müssen sich die Aktivitäten in zwei „UND“ Funktion befinden. Diese müssen dann wie oben angegeben mit Ein- und Ausgabepfaden verbunden werden.

Mit dem XOR-Symbol wird in einem Prozessmodell eine ODER-Verknüpfung gekennzeichnet. Bei einem XOR werden die „Ein- und Ausgabepfade“ über das XOR Gateway direkt auf die zur Auswahl stehenden (die Eine ODER die Andere) Aktivitäten gezogen. Der Benutzer wird später eine Auswahl mittels Pop-Up erhalten, in der er den Weg manuell wählen darf.

Zu jeder Aktivität können durch auswählen und anklicken des Automatisierungsbuttons auf der linke Seite Aufgaben beschrieben werden und Ereignisse hinzugefügt werden, die einen sogenannten Actionhandler auslösen.

Die iPA-Spezifikation sieht einige Attribute vor, auf die Sie über den Attributeditor Zugriff haben. Jedoch haben nur wenige dieser Attribute auch visuelle Auswirkungen. Die Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die unterschiedlichen Attribute.

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Bevor ein Prozess veröffentlicht wird, bietet es sich an eine Modellvalidierung durchzuführen. iGrafx prüft automatisch, ob der Prozess in seiner aktuellen Form veröffentlichbar und lauffähig ist. Um eine Überprüfungdurchzuführen, klicken Sie auf folgenden Button:

In einem Ausgabefenster werden Sie entweder darüber informiert, dass keine Fehler vorliegen, oder es werden die bei der Validierung gefundenen Fehler aufgelistet.

Wenn Sie beispielsweise vergessen haben, die für die Ausführung von Aufgaben zugewiesene 'Gruppe' in die „IT“ -Spur einzufügen, wird möglicherweise das folgende Fenster angezeigt, und Sie können auf die Schaltfläche „Automatisierungseigenschaften“ klicken, um die richtige Gruppe einzugeben (z. B. „ Gruppe (pm) ”):

Die Bereitstellung (Deployment) des Prozesses in der iPA-Umgebung geschieht durch das Auswählen des Menüpunktes „Modell bereitstellen“.

Die URL, auf der die Bereitstellung erfolgen soll, ist die Ihres Automatisierungsservers, gefolgt von “/loom-portal/Deploy.iGrafx”. Nach Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes wird der Prozess durch Anklicken des Buttons „Modell bereitstellen“ veröffentlicht.

Bei der Modellierung mit iGrafx ist zu beachten, dass keine Umlaute (ä, ö, ü) und Sonderzeichen (ß, §, $; #, „“, *, {, }) im Prozessmodell und in den Taskbeschreibungen verwendet werden dürfen.

Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass bei Verwendung eines nicht zulässigen Zeichens KEINE Fehlermeldung beim der Modellvalidierung erfolgt. Es erfolgt lediglich eine allgemeine Fehlermeldung nach versuchtem Bereitstellungsvorgang.

1. Benutzernamen und Passwort eingeben.
2. Processmanager-Client oder Processmanager-Client 4G auswählen.
3. Login bestätigen.

Der Processmanager-Client 4G ist in 4 Bereiche aufgeteilt:
• Links oben finden Sie die Reiter „Definitionen“ (alle Prozessdefinitionen, die Sie Starten dürfen), „Instanzen“ (die gestarteten Instanzen einer Prozessdefinition), „Archivierte Instanzen“ und „Suchergebnisse“
• Rechts oben finden Sie die Reiter „Aktivitäten“ (die Aktivitäten der ausgewählten Instanz), „Aufgaben“ (die Aufgaben einer Aktivität), „Meine Aufgaben“ (alle Aufgaben des angemeldeten Users) und „Meine erled. Aufgaben“ (alle bereits erledigten Aufgaben)
• Links unten finden Sie unter dem Reiter „Instanzen pro Aktivität“ eine Grafik, in der angezeigt wird, bei welchen Aufgaben die gestarteten Instanzen einer Definition stehen. Im Reiter „Prozessdefinition“ wird das Prozess-Modell angezeigt
• Rechts unten im Reiter „Prozessinstanz“ finden Sie eine Grafik des Prozess-Modells. Die blau-umrahmten Elemente zeigen den aktuellen Prozess-Fortschritt

Der Processmanager-Client 2G ist ähnlich wie der Processmanager-Client 4G aufgebaut. Hier werden nur keine Grafiken mit angezeigt.

Eine Definition kann als Schablone für mehrere Instanzen betrachtet werden.

Im Kontextmenü finden Sie folgende Punkte:

• Eintrag auswählen
• verf. Reports anzeigen (Download der Reports)
• Prozess starten (Erzeugen einer neuen Instanz)
• Archivieren (Archiviert die Definition - funktioniert nur, wenn keine laufenden Instanzen vorhanden sind)
• Aufgaben (Anzeigen der Aufgaben der Definition)
• Modell (Anzeigen des Prozess-Modells)
• Instanzen pro Aktivität (Hier wird in einem Graphen angezeigt, bei welchen Aktivitäten sich die einzelnen Instanzen befinden)
• Suche (Sucht einzelne Instanzen aufgrund von Smartform-Eingaben)
• Eigenschaften (Öffnet das Eigenschaftsfenster)

1. Zunächst wählen Sie bitte die gewünschte Definition

2. Durch Klicken auf das + Symbol oder im Kontextmenü der Definition auf „Prozess starten“ erscheint folgendes Pop-Up:

3. Füllen Sie die Felder im Reiter „Eigenschaften“ und in der Smartform entsprechend aus. Achtung: Achten Sie auf Pflichtfelder in der Smartform (mit * markiert). Wenn diese nicht gefüllt sind, lässt sich die Instanz nicht starten.

4. Durch Klick auf „Prozess starten“ wird die neue Instanz gestartet.

Im Kontextmenü der Instanz finden Sie folgende Punkte:

• Eintrag auswählen
• verf. Reports anzeigen (Download der Reports)
• Instanz Reports
• Dokument hochladen
• Archivieren (Archivieren der Instanz, diese wird von dem Reiter „Instanzen“ in den Reiter „Archivierte Instanzen“ verschoben)
• diese Instanz als Vorlage benutzen (Öffnet das Pop-Up „Instanz starten“ und befällt diese Smartform mit den Werten der zu kopierenden Instanz)
• Smartform Sperre entfernen
• Dokumente (Verwalten und Hochladen)
• Notiz (Hinzufügen und Lesen)
• Swimlanes (Tabelle mit allen Swimlane sowie deren Bearbeiter und Gruppe)
• Modell(Diese Funktion zeigt das graphische Prozess-Modell)
• Gantt (Diese Funktion zeigt Ihnen eine Übersicht, wie viele Instanzen bei welcher Aktivität sind.)
• Smartform (Anzeigen und Bearbeiten der Smartform)
• Aufwände
• Aktivitäten (Auflistung aller Aktivitäten mit Frühestem/Spätestem Anfangs- und End-Zeitpunkt, sowie Festlegung von Meilensteinen)
• CPM-Info (Geplanter Beginn, Geplantes Ende und Puffer)
• Prozesssteuerung

Im Eigenschaftsfenster der Instanz finden Sie Angaben zu Name, Starter, Beschreibung, Prozessstart und Prozessende.
Außerdem können Sie die Funktionen Dokumente, Notiz, Swimlane, Graph, Gantt, Smartform, Aktivitäten und CPM-Info erreichen. (Beschreibungen siehe Kontextmenü)

Durch Anklicken einer Aktivität erscheinen die ihr untergeordneten Aufgaben.

Über das Kontextmenü der Aufgabe können Sie:

• den Eintrag auswählen
• die Aufgabe annehmen (hier weisen Sie sich als Bearbeiter einer Aufgabe zu)
• die Aufgabe abgeben (Sie werden als Bearbeiter ausgetragen und die Aufgabe wird in die Gruppe verschoben)
• Aufgabe erledigen
• Zuweisungshistorie anzeigen (hier sind alle Zuweisungen dieser Aufgabe erfasst)
• Notiz erfassen
• Aufgabe auf Gelesen/Ungelesen setzen
• Dokumente hochladen oder verwalten
• Notizen lesen oder hinzufügen
• Links erreichen
• Aufwände eintragen
• den Graph (graphische Darstellung der Prozessdefinition) ansehen
• die Smartform ansehen oder bearbeiten
• zur Eigenschaften – Ansicht wechseln

Über das Kontextmenü kommen Sie auf das Eigenschaftenfeld der einzelnen Aufgabe.

Hier finden Sie:

• Informationen zur Aufgabe (wie z.B. Name, Instanz, Starter)
• Die verbleibende Zeit (Balken rechts oben)
• Die in der Definition eingegebene Beschreibung
• Die Fälligkeit
• Anzahl der Anhänge (Dokumente, Notizen und Links)
• Zuweisung (hier können andere Gruppen oder Bearbeiter ausgewählt und danach durch Klick auf „Zuweisen“ einem anderen Bearbeiter zugewiesen werden.
• Die Schaltfläche „Aufgabe erledigen“

Weitere Reiter in denen man Dokumente verwalten und hochladen, Notizen pflegen, Links aufrufen, Aufwände eintragen sowie den Graphen und die Smartform erreichen kann

Aufgaben können nach dem Erledigen auf drei verschiedene Arten als erledigt markiert werden:

1. Über das Kontextmenü (Menüpunkt „Aufgabe erledigen“)
2. Über die Eigenschaften-Ansicht
3. Durch Klick auf die Checkbox am Ende der Tabelle

Sie müssen danach nochmal kurz bestätigen, ob die Aufgabe wirklich als erledigt markiert werden soll:

Falls Sie bereits mehrere Aufgaben erledigt haben, können Sie mit gedrückter Strg-Taste jeweils durch Klick auf die Checkboxen mehrere Aufgaben markieren (Markierte Aufgaben werden grün).

Anschließend noch auf die Checkbox einer markierten Aufgabe klicken und es erscheint wieder das Pop-Up, ob die Aufgaben als erledigt markiert werden sollen.

In der Smartform findet man einen Überblick über die wichtigsten Informationen und Variablen der Prozessinstanz. Eine Smartform wird individuell an den Prozess angepasst und bei der Modellierung mit angegeben.